Informativa privacy

1. Premessa e ambito di applicazione

La presente informativa descrive il trattamento dei dati personali effettuato attraverso il portale EREDORA, nonché attraverso i moduli di contatto, le aree riservate e gli strumenti digitali collegati al portale.

È destinata alle persone che visitano il sito, richiedono informazioni o un servizio, caricano documenti tramite il collegamento sicuro dedicato oppure operano per conto di un’impresa, di uno studio professionale o di un soggetto partner. Deve essere letta insieme alle informative brevi presentate in corrispondenza dei singoli moduli.

2. Titolare del trattamento

LU.CA. Società a Responsabilità Limitata Semplificata, sede legale in Via Luigi Cibrario 14, 10143 Torino (TO), codice fiscale e partita IVA 13023710018, REA TO-1333259, PEC lu.casrls@pec.it, in persona del legale rappresentante pro tempore.

Alla data della presente versione non è stato nominato un Responsabile della protezione dei dati (RPD/DPO).

3. Categorie di interessati

• visitatori e utenti del portale;
• familiari, eredi, chiamati all’eredità, delegati e altri soggetti che richiedono assistenza;
• referenti e operatori di imprese, studi professionali, enti e altri soggetti partner;
• professionisti, studi, enti, lavoratori, eredi e cessionari coinvolti nelle richieste Fondo di Garanzia INPS;
• soggetti i cui dati siano legittimamente contenuti nelle informazioni trasmesse.

4. Categorie di dati trattati

Dati tecnici e di navigazione

I sistemi informatici possono acquisire indirizzo IP, log, tipo di dispositivo e browser, data e ora delle richieste e informazioni necessarie alla sicurezza e al corretto funzionamento del servizio.

Dati forniti dall’utente

Il primo modulo pubblico per i privati raccoglie nome, recapiti, servizio di interesse e contenuto del messaggio e non richiede allegati. Dopo l’invio, il richiedente può ricevere un collegamento personale e temporaneo per caricare i documenti pertinenti alla richiesta senza creare un account. I partner convenzionati caricano invece i documenti nella propria area riservata, all’interno della specifica pratica.

Dati particolari

Nel primo modulo pubblico non devono essere inseriti dati sanitari, coordinate bancarie, documenti personali o informazioni eccedenti. Eventuali documenti o dati particolari saranno richiesti soltanto se indispensabili alla specifica pratica e tramite il collegamento sicuro di caricamento o altri canali protetti.

Dati concernenti persone decedute

EREDORA tratta tali informazioni con cautele analoghe a quelle applicate ai dati personali e può verificare, quando necessario, la qualità e la legittimazione del richiedente.

5. Finalità e basi giuridiche

I dati indicati come obbligatori sono necessari per gestire la richiesta. Il mancato conferimento impedisce di rispondere o di proseguire il servizio.

6. Modalità di raccolta e minimizzazione

I dati sono raccolti direttamente dall’utente o dal referente autorizzato attraverso i moduli del sito. EREDORA applica il principio di minimizzazione e richiede soltanto le informazioni necessarie alla fase in corso. La documentazione completa sarà richiesta mediante canali dedicati. Per i privati il canale ordinario è un collegamento personale, temporaneo e ad alta entropia che consente il caricamento dei file senza account; per i partner convenzionati il canale dedicato è il Portale Partner. In entrambi i casi gli allegati sono associati alla specifica richiesta o pratica e l’accesso è limitato ai soggetti autorizzati.

7. Destinatari

I dati possono essere trattati da personale e collaboratori autorizzati e comunicati, nei limiti necessari, a professionisti o centri di assistenza competenti, imprese partner, enti pubblici e privati interessati alla pratica, consulenti e fornitori tecnologici.

Nella configurazione attuale il portale utilizza Vercel per la pubblicazione dell’applicazione, Supabase per il database, OpenAI per le funzionalità dell’Assistente AI e i servizi di posta elettronica Aruba per l’invio e la ricezione delle comunicazioni operative. I fornitori che trattano dati per conto del Titolare sono disciplinati ai sensi dell’art. 28 GDPR, ove applicabile.

8. Ruoli nel servizio Fondo di Garanzia INPS

LU.CA. S.r.l.s. opera quale Titolare autonomo per portale, preselezione, organizzazione e monitoraggio. Il Patronato convenzionato opera quale autonomo Titolare per mandato, propria informativa e domanda telematica. Il professionista opera di regola quale autonomo Titolare per il rapporto con il cliente.

9. Trasferimenti internazionali

Qualora l’utilizzo dei fornitori comporti trasferimenti verso Paesi non appartenenti allo Spazio economico europeo, essi saranno effettuati nel rispetto degli artt. 44 e seguenti GDPR, sulla base di decisioni di adeguatezza o garanzie appropriate, incluse le clausole contrattuali standard quando necessarie.

10. Tempi di conservazione

EREDORA conserva i dati per il tempo strettamente necessario alle finalità per cui sono stati raccolti, applicando criteri differenziati in base alla natura della richiesta e all’eventuale instaurazione di un rapporto contrattuale.

• conversazioni con l’Assistente AI: nella configurazione attuale lo storico completo della chat non viene archiviato nel database EREDORA. Le chiamate alla Responses API sono effettuate con store: false; il fornitore AI può comunque conservare log di monitoraggio degli abusi per un periodo massimo ordinario di 30 giorni, salvo obblighi di legge o controlli di conservazione diversi applicabili al progetto;
• richieste inoltrate dalla chat via email: fino a 12 mesi dalla chiusura della richiesta quando non segue un incarico o un rapporto contrattuale; prima della scadenza possono essere eliminate o anonimizzate se non più necessarie;
• valutazioni preliminari non sfociate in incarico e documenti caricati per la verifica: di regola fino a 6 mesi, salvo necessità di documentare richieste, preventivi, contestazioni o altri rapporti intercorsi; il link personale di caricamento ha una durata tecnica più breve e scade automaticamente;
• pratiche e rapporti contrattuali: per la durata del rapporto e successivamente per i termini richiesti dalla normativa applicabile e per la tutela dei diritti del Titolare o dell’interessato;
• documentazione fiscale e contabile: di regola 10 anni, salvi diversi obblighi di legge;
• reclami, contestazioni e contenziosi: fino alla definizione e alla scadenza dei termini per eventuali ulteriori azioni;
• log tecnici e di sicurezza del portale: per un periodo proporzionato alle finalità di sicurezza, prevenzione degli abusi e diagnostica.

Quando una richiesta proveniente dalla chat si trasforma in una pratica o in un rapporto contrattuale, le comunicazioni rilevanti possono essere associate alla relativa pratica e seguono i tempi di conservazione previsti per quest’ultima. Le comunicazioni non più necessarie devono essere cancellate o anonimizzate secondo le procedure interne di EREDORA.

11. Sicurezza

Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio. La configurazione attuale prevede connessioni cifrate, database protetto, variabili d’ambiente riservate, back office amministrativo autenticato, archivio documentale privato per il Portale Partner e archivio privato dedicato alle richieste dei privati. I collegamenti di caricamento dei privati sono temporanei e non contengono credenziali riutilizzabili; gli allegati sono sottoposti a controlli di formato e dimensione, rinominati dal sistema e non sono pubblicamente accessibili. L’accesso ai dati è limitato ai soggetti autorizzati.

12. Diritti dell’interessato

Nei casi previsti dalla normativa, l’interessato può chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione al trattamento, nonché revocare il consenso senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente.

Le richieste possono essere inviate alla PEC lu.casrls@pec.it. L’interessato può inoltre proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

13. Assistente AI EREDORA

Il portale mette a disposizione un assistente virtuale basato su tecnologie di intelligenza artificiale, finalizzato a fornire informazioni sui servizi EREDORA, orientare l’utente verso il percorso più adatto e, su richiesta dell’interessato, agevolare l’inoltro di una richiesta all’ufficio EREDORA competente.

L’utente è informato che sta interagendo con un sistema di intelligenza artificiale. Le risposte dell’Assistente AI hanno carattere informativo e di orientamento e non sostituiscono la valutazione di un professionista. L’Assistente non adotta decisioni che producano effetti giuridici nei confronti dell’utente e, quando la richiesta richiede una valutazione professionale o umana, indirizza l’utente a un operatore EREDORA.

Dati trattati nella conversazione

I messaggi digitati dall’utente vengono trasmessi al servizio di intelligenza artificiale per generare la risposta. Nella configurazione attuale EREDORA non archivia nel proprio database lo storico completo delle conversazioni. L’utente è invitato a non inserire nella chat documenti, dati sanitari, password, PIN, OTP, credenziali SPID, dati completi di carte di pagamento, coordinate bancarie o altre informazioni riservate non necessarie.

Inoltro a EREDORA

La funzione “Inoltra a EREDORA” è facoltativa. Se l’utente decide di utilizzarla, i dati inseriti nel relativo modulo (ad esempio nome, recapiti, eventuale codice pratica, servizio e messaggio) vengono trasmessi via email all’ufficio competente e trattati per rispondere alla richiesta e svolgere le attività precontrattuali o operative richieste dall’interessato. La conferma automatica inviata via email attesta esclusivamente la ricezione della richiesta e non comunica lo stato effettivo di una pratica.

Fornitore AI

Le funzionalità dell’Assistente AI sono erogate mediante API OpenAI. Secondo le condizioni applicabili ai servizi API, OpenAI non utilizza per impostazione predefinita gli input e gli output dei clienti API per addestrare i propri modelli, salvo adesione esplicita a programmi di condivisione dei dati. Nella configurazione EREDORA le richieste sono inviate con store: false; ciò evita la memorizzazione applicativa della risposta da parte della Responses API, fermo restando che OpenAI può conservare i log di monitoraggio degli abusi, che per impostazione predefinita possono includere contenuti e metadati e sono conservati fino a 30 giorni, salvo obblighi di legge o controlli di conservazione differenti applicabili al progetto.

Il trattamento dei messaggi della chat è effettuato per fornire il servizio richiesto dall’utente e garantire il funzionamento e la sicurezza dell’Assistente. EREDORA applica i principi di minimizzazione e limitazione della finalità e mantiene sempre disponibile il passaggio a un operatore umano.

14. Processi automatizzati e minori

Il portale non adotta decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sull’interessato. I servizi non sono rivolti direttamente a minori; chi agisce per un minore o per un soggetto rappresentato deve disporre dei necessari poteri.

15. Aggiornamenti

La presente informativa può essere aggiornata in seguito a modifiche normative, organizzative o tecniche. La versione applicabile è quella pubblicata sul portale.

Ultimo aggiornamento: 24 luglio 2026.